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マニャーナの法則でタスクと時間を管理【2つの原則と3つのステップ】

DOLLY

マニャーナの法則の徹底解説シリーズの1記事目です。
今回は、マニャーナの法則の2つの原則と3つのステップをお伝えします。
この記事の内容
  • マニャーナの法則の2つの原則
  • マニャーナの法則を取り入れる3つのステップ
  • 『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』の紹介

あなたは、マニャーナの法則を知っているでしょうか?

「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方に基づいた、究極の仕事術のことです。

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』には、すぐにでも取り入れられるノウハウと、それを実践するためのエクササイズがたくさんあります。
読んだ次の日に「マニャーナの法則」を実践すると、仕事の効率が上がっていくのを感じることができるはずです。

タスク管理とタイムマネジメントを改善したいと思っている方は、この本を読んでマニャーナの法則について学んでみませんか。

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※この記事は6分ほどで読めます。6分後には、マニャーナの法則について理解が深まっています。

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マニャーナの法則の2つの原則

急に頼まれた上司からの仕事、クライアントからの問い合わせなどの仕事が発生したときに、あなたはすぐに手をつけようとしていませんか?

自分のリズムで仕事に取り組むことができなれけば、“忙しいだけの仕事” に振りまわされ、“本当の仕事” に集中することができません。

マニャーナの法則は、タスク管理とタイムマネジメントの土台となる仕事術です。
「仕事との距離感」と「マネジメント・ツール」を2つの原則とするマニャーナの法則を使うことで、”本当の仕事” に集中することができます。

  • 原則1 新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする
  • 原則2 クローズ・リストを使う

 

新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする

マニャーナの法則には、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という基本理念があります。
これは「1日に発生する仕事を集めて、必ず次の日にやる」と捉えることができます。

新しく入ってきた仕事に場当たり的に対応するのではなく、自分とその仕事との間に距離を置くことが重要です。
一度「距離を置くこと」、そして「仕事の整理をすること」、それが優れたシステムの基本です。

ここで言う「距離を置くこと」は、「バッファーを設ける(=ゆとりを持つ)」と言い換えることができます。
つまり、「明日やる」を基本とするマニャーナの法則では、常に仕事に1日分の「バッファー・ゾーン」を設けることを原則としています。

クローズ・リストを使う

クローズ・リストとは、「ここまで!」と仕事を制限(クローズ)するラインが引かれたリストのことです。
一度クローズしたら、基本的に新しい仕事の追加はできないという特徴があります。

クローズ・リストの典型は「チェックリスト」です。
食材を買い出しにいくときのメモをイメージすると分かりやすいでしょう。

肉じゃがの食材
  • 牛肉のこまぎれ
  • じゃがいも
  • 人参
  • 玉ねぎ
  • しらたき
肉じゃがの食材を買うためだけにスーパーに行って、魚をやピーマンを買うことはありません。
つまり、このメモは買うものが制限(クローズ)されているのです。

 

対して、制限を示すラインがないものを「オープン・リスト」と言います。
いくらでも仕事の追加ができるのが特徴です。

オープン・リストの典型には、タスク管理・タイムマネジメントの定番として有名な「TO DOリスト」があります。
仕事のリストアップに適している反面、仕事をコントロールする手法には向いていません。
1日の終わりに、朝よりも「未完了の項目」が増えているといった経験をしたことがありませんか?

 

クローズ・リスト オープン・リスト
基本的に新しい項目の追加はできない いくらでも項目の追加ができる
チェックリスト TO DOリスト
やり残しがなくなる(対処できる) 仕事が終わらない(増えてしまう)

 

TO DOリスト(オープン・リスト)で仕事を一覧化して、チェックリスト(クローズ・リスト)で仕事を処理していくと、全体の仕事量を適切に保ち、やり残した仕事に対応することができます。

マニャーナの法則を取り入れる3つのステップ

マニャーナの法則を仕事に取り入れるときは、3つのステップを踏んでください。

  • ステップ1 今日、新たに発生した仕事を集めておく
  • ステップ2 仕事を類別する
  • ステップ3 類別した方針に従って、翌日まとめて処理する

メールの処理の場合

ステップ1
新着のメールを1つのフォルダにまとめる
通常のメールサービスであれば、新着メールは受信フォルダにまとめられているはずです。
ステップ2
新着メールをグループ分けする
初めからプロジェクトごとのフォルダに、新着メールが振り分けられるように設定しておくのもひとつの手です。
ステップ3
優先順位にしたがって、返信・削除を行う
緊急度を優先順位の指標にして、翌日まとめて処理します。
場合によっては、ステップ2は不要かもしれません。
件名を見て緊急度の高そうなものから処理していき、最後に残ったダイレクトメッセージなどをまとめて削除すると効率的ですね。

電話のメッセージへの対応の場合

ステップ1
メッセージの内容を書き留めておく
その場で答えられる問い合わせ以外は、時間をもらうようにします。
ステップ2
緊急度でグループ分けする
電話での問い合わせは急いでいる要件であることが多いので、緊急度をグループ分けの基準にしましょう。
ステップ3
時間がかかる問い合わせから対応する
緊急度で分けた上で、対応に時間がかかるものから処理していきます。 Aさんから受けたメッセージの内容を、Bさんに確認するために問い合わせる場合などが当てはまります。
電話での問い合わせは急いでいることが多いと言っても、すべての問い合わせにただちに対応しなければいけない訳ではありません。
内容次第で、「今日中に」か「明日やる」かを判断しましょう。

書類の処理の場合

ステップ1
トレイAにすべての書類を積み上げる
郵便、会議の資料、メールの添付ファイル、メモなど、書類はいろいろ場所から出てきますが、すべてひとつのトレイにまとめておきます。
ステップ2
トレイAからトレイBに移す
トレイBは翌日1日のクローズ・リストとして機能します。移し替えるときに簡単に整理しておくと、翌日スムーズに処理することができます。
ステップ3
順番にせっせと処理する
緊急度が高いものがないのであれば、すぐに終わらせることができる書類から処理していくと作業がはかどります。
トレイAに入れるときに「今日中に」処理が必要な緊急の書類がないかのチェックは忘れないようにしてください。
「明日やる」を原則にして、すばやくチェックをして時間をかけないようにしましょう。

 

メール・電話・書類の3つを例にしましたが、どんな仕事でも3つのステップを踏むことで、マニャーナの法則を取り入れることができます。

もう一度、3つのステップを確認しておきましょう。

  • ステップ1 今日、新たに発生した仕事を集めておく
  • ステップ2 仕事を類別する
  • ステップ3 類別した方針に従って、翌日まとめて処理する

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』の紹介

「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方が根底にある。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 カバーそで

本書では、タスク管理と時間管理(タイムマネジメント)を学べますが、それらのノウハウを学ぶ目的は「 “忙しいだけの仕事” を捨てて、チャレンジングな “本当の仕事” に集中する」というビジネスの本質にあります。

本書の構成

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』は、3部構成になっています。

  • 第1部(1〜7章) タイム・マネジメントの基本的考え方
  • 第2部(8〜12章) マニャーナの法則
  • 第3部(13〜17章) さらに優れたシステムへ

第1部でタイム・マネジメントの基本的な考え方を、第2部で本書の軸となる「マニャーナの法則」「WILL DO リスト」などのタスク管理に役立つアイデアを、第3部で「ダッシュ法」などの発展的なアイデアを学ぶことができます。
まずは、第2部までの内容をくりかえし学んでマニャーナの法則の基礎を身につけてから、第3部の「ダッシュ法」「期限の効果」「ラベリング」を実践するとよいでしょう。

第1部 タイム・マネジメントの基本的考え方

  • 第1章 ”理性の脳”と”衝動の脳”
  • 第2章 問題はシステムで解決する
  • 第3章 機能するシステム・7つの原則
  • 第4章 「効率」=「創造力」×「整理」
  • 第5章 TODOリストと優先順位の限界
  • 第6章 「忙しいだけの仕事」を捨てる
  • 第7章 緊急の仕事を見分けよう

第2部 マニャーナの法則

  • 第8章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
  • 第9章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
  • 第10章 タスク・ダイアリーとデイリー・タスク
  • 第11章 最優先の仕事をファースト・タスクにする
  • 第12章 WILLDOリスト vs TODOリスト

第3部 さらに優れたシステムへ

  • 第13章 大切な仕事の先送りをなくす
  • 第14章 ダッシュ法で圧倒的集中力を手に入れる
  • 第15章 ダッシュ法をカスタマイズする
  • 第16章 プロジェクトをやり遂げる
  • 第17章 仕事術を超えて達人の境地へ

 

著者「マーク・フォスター」について

英国のビジネス・コーチ。主に企業幹部・個人事業主を対象に、仕事の能率に関する独自のコーチングを行う。本書の原書『Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management』は画期的なタイム・マネジメントの書としてベストセラーになった。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 著者紹介

翻訳者「青木 高夫」について

1956年、東京都生まれ。HONDAにて自動車産業に関わるルールメーキング、リスクマネジメント、コーポレートガバナンス関連の対応を主管したほか、海外駐在時は販社開発・M&A等を行う。マネジメント、マーケティングなどの研究で発掘した欧米のビジネス書を翻訳・紹介しつつ、国内外の政府のルールメーカーやビジネスパーソンと広く交流している。専修大学大学院客員教授。著書に『なぜ欧米人は平気でルールを帰るのか』『日本国憲法はどう生まれたのか?』(ディスカヴァー選書)『白州次郎に学ぶビジネスの教科書』(講談社)がある。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 翻訳者紹介


この記事のポイント
  • マニャーナの法則は、タスク管理とタイムマネジメントの土台となる仕事術
  • 新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする
  • クローズ・リストを使うと、全体の仕事量を適切に保ち、やり残した仕事に対応することができる
  • 3つのステップを踏むことで、マニャーナの法則を仕事に取り入れることができる

この本を読んだ次の日からマニャーナの法則を実践していますが、仕事の効率が格段に上がりました。

仕事に追われることをやめ、逆に仕事をコントロールできるようになりたいのであれば、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』を読んでみるべきです。

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