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マニャーナの法則におけるタスクの分類法【3段階の緊急レベル】

DOLLY

マニャーナの法則の徹底解説シリーズの2記事目です。
今回は、「明日やる」を原則とするマニャーナの法則における、緊急レベルの考え方についてお伝えします。
この記事の内容
  • 専門スキルよりタスク管理のほうが重要
  • 緊急レベルを3段階に分ける
  • 「今すぐ」と「後で」の2つに分けるのはNG

「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方に基づいたマニャーナの法則では、緊急レベルの考え方が重要です。

「明日やる」を基本にするのがベストではありますが、本当に緊急な仕事はすぐにやらざるを得ないので、マニャーナの法則では「今すぐ」か「今日中に」のどちらかに分けます。
この3段階の明確な基準で緊急レベルを判断することで、タスク管理とタイムマネジメントを改善することができます。

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※この記事は4分ほどで読めます。4分後には、マニャーナの法則における緊急レベルの考え方が理解できています。

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専門スキルよりタスク管理のほうが重要

業務を効率化しようとするとき、個々の仕事の処理速度を上げることで対処しようと考えがちです。
たしかに、作業のスピードが上がれば個々の仕事は早く片付きますが、たくさんの仕事が複合的に絡みあう場面で効率化を図るには、根本的な解決になりません。

『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』では、「スキル」と「整理」の観点から、2人の自動車整備士を例にあげて、仕事の進め方についてふれています。
(スキル=専門スキル、整理=タスク管理と読み替えてください。)

タイプ1 スキルは高く、仕事の整理ができない人

ジョーは腕利きの自動車整備士。何でも一人でやる職人タイプで、整理整頓とは無縁です。
ジョーは点検や修理を頼まれると「いつでも持ってきて!」と引き受けてしまいます。だから、修理工場には、いつも10台以上の車が並んでいます。修理や点検待ちの車もあれば、作業中のものもあり、進み具合もまちまちです。
ジョーの仕事は、計画的とは言えません。故障の修理に飽きると、別の車の定期点検をするといった具合です。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 103ページ

タイプ2 スキルは普通で、仕事の整理ができない人

ジョーと同じ町にはミックという自動車整備士がいます。
整備士としての腕はジョーより落ちますが、管理能力は抜群です。修理の予約状況を確実に把握していて、いつでも修理の指定が可能です。だいたいの修理日数も教えてくれるし、工場の修理能力を把握しているので、簡単なものは即日仕上げもできます。
さらに、ミックはクルマごとに修理項目のチェックリストを作っています。
作業モレはなく、着実な仕事ぶり。取りかかってみたら、予想以上の難しい修理になってしまった場合は、できるところまでやって一度お客さんに連絡し、別の日の再予約を以来しています。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 105ページ

 

 

ミックの設定が「スキルは普通で」となっているのは公平でないように感じる方もいるかもしれませんが、人並みに仕事ができるのは最低限のラインです。

この2人を比較すると、「仕事の能力とは、専門的スキルだけではない」という事実が見えてきます。

よーいドン!で始めれば、スキルが高い人のほうが早く終わらせることができます。
しかし、現実の仕事では、たくさんのタスクが複合的にからみあっているものです。
つまり、ダンドリよく仕事をこなさなければいけない。

  • 専門スキル・・・作業のスピードは上げるための能力
  • タスク管理・・・複数のタスク(作業)を効率よく進めるための能力

整理すると、専門スキルよりタスク管理のほうが上位の能力であることが分かります。

新社会人であれば、初めの頃は専門スキルを身につけることに一生懸命になると思いますが、タスク管理を早い段階で意識しておくだけでも成長速度に差がでます。

緊急レベルを3段階に分ける

緊急レベルは明確にしなければいけません。
「急ぎの仕事」と言われたら、すぐに対応しないといけないのか、1時間後で間に合うのか、今週中であればよいのか、具体的な期日を確認するようにします。
反対に仕事をたのむ立場であるなら、初めから「いつまで」に終わらしてほしいのかをきちんと伝えます。

マニャーナの法則には、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という基本理念があります。
バッファ・ゾーンを設け、そこで一度、新しい仕事を整理する。
そのときに、3段階の緊急レベルに分けてみていきます。

  • 緊急レベル1 「今すぐ」
  • 緊急レベル2 「今日中に」
  • 緊急レベル3 「明日やる」

緊急レベル1 「今すぐ」

これは「何もかもやめて、すぐに取りかかる必要がある」というレベルです。消防士や緊急医の救急対応がそれに当たります。
その他、お店の店員、銀行の窓口、郵便局員などの業務も、お客さんの要望に「今すぐ」の対応が必要です。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 112ページ

いわゆるサービス業とよばれる、対人的な仕事が多い職業では、「今すぐ」の仕事がメインになります。
こうした職業では、仕事そのものが「今すぐ」に対応できるシステムになっているはずなので、緊急事態への対応も場当たり的になることはありません。
もし「今すぐ」の対応に不備があるなら、それは個人の問題ではなく組織の問題です。

電話応対は「今すぐ」の仕事だと考えがちですが、それは時と場合によります。
集中したい仕事があるなどで「電話に出ない」と決めるのもひとつの手です。
電話に出るときでも、「今すぐ」に答えられる質問ならその場で対処して、調査が必要な要件なら時間をもらって「明日やる」ことをおすすめします。

緊急レベル2 「今日中に」

「今日中に」とは「『今すぐ』ではないが、その日のうちにアクションを起こすこと。」です。(中略)
もしも「今日中に」とするべき仕事を、片っ端から「今すぐ」と認識したら、新たな刺激に反応するばかりで、どの仕事も中途半端になってしまいます。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 118ページ

「今日中に」の扱いは「今すぐ」より難しいです。
そこで、どちらにするか悩んだときは「一度紙に書いてみる」ようにしましょう。
衝動的に反応してしまうことを防ぎ、理性的に判断することができます。

紙に書いてみることで、「今日中に」か「明日やる」の判断もしやすくなります。

緊急レベル3 「明日やる」

くり返しますが、すべての仕事を「明日やる」のカテゴリーに入れるのが理想です。そうすれば、仕事の計画が事前に立てられるからです。
要は「仕事に必要以上の緊急性を与えない」こと。「明日やる」で問題がない仕事は、「今日中に」する必要はまったくありません。

出典:仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版 124ページ

「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」
いつも、この基本理念を頭に入れておきましょう。

試してみたら分かりますが、「今すぐ」や「今日中に」やらなくても、意外と問題は起こりません。
もし不都合があるとしたら、それはあなた個人の問題ではなく組織としての問題と言えます。

「今すぐ」と「後で」の2つに分けるのはNG

スティーブン・R・コビーによる『7つの習慣』では、第3の習慣として「最優先事項を優先する」を掲げており、時間管理のマトリックスと呼ばれる表にタスクを分類する手法を紹介しています。
時間管理のマトリックスとされていますが、タスク管理のマトリックスと読み替えることもできます。

時間管理のマトリックス『7つの習慣』 時間管理のマトリックス

この手法では、「重要度(高い・低い)」×「緊急度(高い・低い)」で作られた4象限にタスクを分類します。
ここで問題になるのは、緊急度の基準があいまいであることです。

重要度の基準を明確にするのは難しいですが、緊急度であれば可能です。
高い・低いというあいまいな基準であれば、仕事は「今すぐ」と「後で」の2パターンに分かれます。
「後で」になった仕事は、いつまでも手つかずで積み残されたままになりがちです。

そこで、マニャーナの法則では、「今すぐ」「今日中に」「明日やる」という明確な基準を、緊急レベルの判断材料にしています。
長期的なタスク管理には『7つの習慣』のマトリックスが役立ちますが、日々の仕事ではマニャーナの法則による3段階の緊急レベルの考え方が適しています。


この記事のポイント
  • 「専門スキル」は作業のスピードは上げるための能力で、「タスク管理」は複数の作業を効率よく進めるための能力
  • 専門スキルよりタスク管理のほうが重要
  • 緊急レベルは明確にすべきで、マニャーナの法則では「今すぐ」「今日中に」「明日やる」の3段階に分ける
  • 仕事の積み残しが増えるので、「今すぐ」と「後で」の2つに分けるのはNG

この本を読んだ次の日から、3段階の緊急レベルに分けてタスク管理を行っていますが、仕事の効率が格段に上がりました。

仕事に追われることをやめ、逆に仕事をコントロールできるようになりたいのであれば、『仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版』を読んでみるべきです。

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